AGDE - RUGBY - Evaluation de la Soirée de Gala du Rugby Olympique Agathois

Evaluation de la Soirée de Gala du Rugby Olympique Agathois

Malgré les consignes liées à l’utilisation et les contraintes imposées par la configuration de cette belle salle, on peut évaluer de façon positive le déroulement de cette manifestation qui a rassemblé plus de 500 personnes de 19h à 1h dans une ambiance conviviale et chaleureuse le vendredi 03 février 2012 au Moulin des Evêques. Bonne opération également en termes de communication et de médiatisation autour du ROA.

-1- Organisation :

Le système de réservation mis en place était calibré pour un maximum de 300 personnes. Les réservations (522 personnes dont 22 invités et 60 enfants) , insuffisamment renseignées et prises de façon très dispersée, ont compliqué la réalisation des plans de table. Un seul guichet pourrait à l’avenir pallier cette difficulté (voir NB en fin d’évaluation).

La préparation a donné lieu à un travail d’équipe avec des responsabilités bien partagées entre de nombreux dirigeants du club pour la préparation de cette manifestation, la réalisation des vidéos-projection, la décoration, l’aménagement et le rangement de la salle (tables, chaises, buvette, boutique, vestiaire, exposition, coin photos).

A souligner le concours et les bonnes relations entretenues avec les différents services municipaux : Citoyenneté et Réglementation  de la Vie Citoyenne, Communication, Informatique et Festivités, ainsi qu’avec le personnel affecté à la salle.

-2- Déroulement du programme :

L’historique, la liste des présidents successifs, le palmarès, la présentation des différentes composantes du club en 2012, l’énoncé des 65 partenaires, l’hommage rendu aux membres aujourd’hui disparus, les discours de MM. Gilles D’ETTORE et Jean-Luc FABRE, la remise des 13 trophées, le tirage de la tombola, en alternance avec des intermèdes vidéos ou musicaux, se sont succédés, sans fausse note, conformément à leur programmation avant le repas et le bal animé par l’orchestre jusqu’à 1h.

-3- Bilan financier :

Les recettes enregistrées aux entrées, à la buvette, à la boutique et à la tombola dépassent largement les dépenses occasionnées par les achats et les divers frais engagés pour cette manifestation.

Ne pas oublier la déclaration à adresser à la SACEM.

-4-Incidents à déplorer :

Le bris de la porte d’entrée en verre dû à une rafale de vent en cours de soirée et la disparition de 3 cartons de champagne constatée le lendemain.

-4- Remerciements :

Messages de remerciements à adresser ;

-aux responsables et personnels des services municipaux mis à contribution : Citoyenneté et Réglementation de la Vie Citoyenne/Informatique/ Communication/Festivités, notamment MM. Lucienne LABATUT, Elisabeth WATTRISSE, Karina LAURES, Joël TRON, Sylvie TOMASZEWSKI et Jean-Paul CROS (réservation de la salle, autorisations légales, communiqué de presse, vidéo projecteur, mobilier, équipements, sonorisation).

-au Traiteur «Le Milord Gourmand »/M. Patrick CONTE, chemin des dunes à Agde (repas adultes et enfants).

-au « Domaine des POURTHIE »/MM. Jean et André POURTHIE, route de Florensac à Agde (vins rouge, rosé, blanc).

-à l’Orchestre, « ELASTIC’BLUES »/M. Claude GALIBERT/Association La Note Bleue, 16 rue des rochers, impasse du Clapas à Agde (animation musicale).

-à « Enseigne – Publicité LADYCOM »/M. Laurent FAUVELET, ZI des 7 Fonts à Agde (cartons d’invitation, affiches, supports publicitaires).

-à « l’Hyper INTERMARCHE »/MM. Stéphane DANNEELS/Thierry CALVET, route de Sète à Agde (500 photos).

-à « Apocalypse-Fleurs »/Fleuriste, 2 rue de Barcelone à Agde (200 roses + composition florale).

-à « Sud Photos Communication » et Norbert GIMENO, photographes.

-à la SARL « GELU/GRAND FORMAT », 10 avenue du 11 novembre à Agde (photocopies).

-aux trois personnes recrutées (sécurité, vestiaire) et à la concierge de la salle.

-aux bénévoles et dirigeants du ROA affectés au contrôle de l’entrée, à la buvette, à la boutique du club, à l’aménagement, au rangement et à l’animation (ils se reconnaîtront).

« MM Jean-Luc FABRE et Jean-Marc NUMERIN, présidents du Rugby Olympique Agathois, ainsi que l’ensemble des dirigeants, des bénévoles, des joueurs et des entraîneurs du club ont beaucoup apprécié votre implication, votre participation, votre professionnalisme, votre générosité et vous remercient chaleureusement d’avoir contribué à faire de la Soirée de Gala du ROA une réussite. »

UN GRAND MERCI A TOUS ET RENDEZ VOUS EN 2013

NB : Enseignements à tirer pour la prochaine manifestation :

Généralités : la salle du « Moulin des Evêques » permet d’accueillir 500 personnes au maximum pour un repas servi à table.

Inscriptions et contrôle : afin de faciliter la prise des inscriptions et contrôle à l’entrée, ouverture d’une permanence au club house « Yannick Nyanga » du stade Michel Millet à des jours et horaires précis :

-1-1^er créneau de 3 semaines ouvert uniquement aux membres du club.

-2-2^e créneau ouvert ensuite aux « extérieurs » du club (invités, supporters).

-3-renseignement au fur et à mesure du listing des inscrits avec les renseignements : nom, prénom, homme/femme/enfant, table souhaitée.

-4-remise de tickets numérotés pré-imprimés après paiement.

-5-à l’entrée de la salle, récupération du ticket et pose d’un bracelet pour permettre la libre circulation des convives (coût = 0,11 soit 55 euros pour 500 bracelets)

Proposition : installer la buvette au rez-de-chaussée (hall d’entrée) ou dans l’angle mort entre vestiaire et espace fumeurs (sous la véranda) afin de créer deux zones distinctes, restauration/buvette pour mieux gérer le flux de personnes et diminuer les nuisances sonores.

10 clichés réalisée par Norbert GIMENO de la soirée de Gala  sont disponibles sur notre page FACEBOOK
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