Entreprises : des outils collaboratifs pour optimiser les visioconférences

Suite aux périodes de confinement et à la nécessité de télétravailler, les visioconférences ont envahi nos agendas. Et beaucoup de salariés évoquent une certaine lassitude, qui serait due notamment à l’occultation des émotions (surface acting, en anglais). Devant sa webcam, il faut faire bonne figure et bien se tenir…

Alors que faire ? On peut commencer par raccourcir le temps qu’on y passe. Il faut se tenir à un ordre du jour et à une durée maximale de 40 à 50 minutes.

Beaucoup d’outils collaboratifs récents, utiles, peuvent être facilement testés en ligne. D’abord la famille des « drives », « sheets » (tableaux) ou autres « drop box », autant d’outils de partage et de stockage de documents.

Notons aussi les agendas partagés permettant de trouver la date de rendez-vous qui convient à tous (cf. Doodle ou autres), et la planification des réunions, ainsi que les outils de suivi de projets permettant de synchroniser et organiser les tâches par équipes, avec des outils de supervision des flux (workflows), avec une vue sur l’avancement des missions. Ajoutons-y les outils de brainstorming et, nouvelle tendance, les outils d’écriture collaborative qui assurent la coordination et la cohésion des équipes. Tous les participants peuvent intervenir sur le document échangé. 

Autre tendance à suivre, celle des outils de préparation et de suivi des réunions, comme la solution Aster, née d’une start-up française, validée par Microsoft. Autour d’un ou plusieurs leaders de réunions, les équipes partagent un « template » des différents points à l’ordre du jour. Au préalable, les participants ont été invités à compléter les parties les concernant. Ils peuvent directement saisir des commentaires et joindre des pièces – textes, tableaux, images, vidéos… — qui seront partagées lors de la réunion en ligne, à l’heure voulue.  A la fin, le compte-rendu est quasiment réalisé à 90 %. 

Des outils collaboratifs de nouvelle génération apportent du relief et du dynamisme aux réunions. Ainsi, Klaxoon, autre start-up française au firmament, propose un tableau blanc qui permet à tous les participants de s’exprimer et de réagir à tout moment. La solution fonctionne à partir d’un PC portable, d’un smartphone ou d’une tablette. Il est très facile d’inviter de nouvelles personnes. Une version hybride vient de voir le jour, fonctionnant pour des échanges synchrones ou différés. Il est possible de centraliser et de partager sur un tableau virtuel tous les documents à destination des équipes en présentiel et à distance : tableur, traitement de texte, images, présentations… Des bibliothèques de documents préétablis et des méthodes de management graphique sont proposées selon le type de réunions : synchronisation, arbitrage, « design thinking », tableau ‘kanban’, matrice « swot » (forces et faiblesses), parcours d’intégration (on-boarding), avec la possibilité, là aussi, d’insérer des liens vers des documents ou référentiels…

Autre solution répandue, Slack, dans la famille des messageries instantanées (chat). Il est possible d’ouvrir des conversations à des personnes de son choix, en fonction d’une question ponctuellement soulevée. Comme sur un réseau social, LinkedIn ou Facebook, on peut y joindre des pièces, insérer des smileys et élargir le cercle de discussion. 

Tous ces outils collaboratifs, souvent très pertinents, ne remplacent pas les réunions, en présentiel et en distanciel. Il faut en maintenir un certain nombre afin de préserver une convivialité indispensable à la cohésion des équipes, surtout en cas de tensions. Des échanges chat un peu vifs peuvent vite déraper et devenir négatifs, contre-productifs.

Il est également bienvenu de tester des pratiques de dynamique de groupe comme l’Ikigaï permettant d’échanger sur « ce que j’aime faire », « ce que je connais bien », « ce dont le monde a besoin » – des exercices faisant émerger des valeurs communes (apparaissant en nuages de points) et donnant du sens à ce que l’on fait.  Mentionnons également les techniques Kaizen, 6-sigma, lean management, la méthode des « 5 pourquoi », etc.

Enfin, on veillera à revenir épisodiquement à du présentiel, mais sans fermer la porte à ceux qui ne peuvent pas se déplacer : c’est le mode hybride.