Numérisation fidèle, destruction des originaux, une norme "copie conforme" publiée

Face au développement exponentiel de la digitalisation des processus documentaires au sein des entreprises, collectivités et administrations, et des évolutions législatives, il devient nécessaire de faire évoluer le cadre normatif lié à ces pratiques. Après avoir été soumise à enquête publique par l’AFNOR, la norme « copie conforme » NF Z 42-026 présentée par les experts de la FNTC, Fédération des Tiers de Confiance du Numérique, pour la numérisation de document vient d’être publiée.

Les évolutions légales favorisent en effet, un très fort développement de la digitalisation des processus documentaires dans le public comme le privé. La copie fiable avec la numérisation fidèle permet aux différents acteurs de mettre en place un dispositif cohérent et complet pour une transition vers le tout numérique. La FNTC entourée des divers experts, a travaillé sur une nouvelle norme. La NFZ 42-026 « copie conforme » pour la numérisation fidèle de documents a ainsi été soumise à enquête publique. Elle vient de paraître et d’être homologuée. Cette norme pour l’archivage numérique s’appliquera aux opérateurs de numérisation et aux donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne.

Un processus parfaitement encadré

La nouvelle norme NF Z 42‐026 a pour objectif de permettre la destruction à grande échelle des originaux papier, dès lors que ceux‐ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Cette finalité nécessite le recourt à des opérations de numérisation conformes. Elle sera complémentaire de la NF Z 42‐013. Celle-ci certifie déjà depuis quelques années les SAE. Une entreprise pourra s’assurer elle‐même de la conformité de sa numérisation. Elle pourra aussi la confier à des prestataires, tels que les tiers‐archiveurs. Cette norme permettra de guider les utilisateurs dans la mise en œuvre de leurs solutions de numérisation ; et de formaliser les bonnes pratiques en terme de fiabilité de la copie.

Comment fonctionne la nouvelle norme NFZ42‐026 ?

La norme identifie les quatre cas d’usages couvrant la plupart des configurations de numérisation qu’elle soit externalisée ou réalisée dans une organisation. Les cas d’usage sont déterminés selon deux critères :
– numérisation de stocks d’archives ou de flux, par exemple de courrier entrant ;
– numérisation centralisée dans un atelier de numérisation ou décentralisée, par exemple avec une station de numérisation au guichet.

Les principales thématiques d’exigences à mettre en œuvre concernent :
– la qualification du processus et des outils de numérisation,
– la mise en œuvre d’une chaîne de traçabilité,
– Les moyens techniques pour la préservation de l’intégrité et notamment les marques d’intégrité et de temps (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique …) de chaque document,
– la production de livrables vers un système d’archivage électronique (SAE).

La numérisation fidèle attestée

La norme propose une option. La numérisation fidèle consistant en effet à fournir les métadonnées techniques relatives à l’intégrité au système de destination. Et une recommandation de produire des attestations de numérisation. La numérisation fidèle attestée consistant à produire une attestation de numérisation. Celle-ci comportera tous les éléments de traçabilité de la chaîne de numérisation. Il s’agit d’un moyen de « portabilité » de la journalisation et des éléments de preuve. Ceux-ci permettront de démontrer que le procédé de numérisation a été respecté.

La numérisation attestée permet notamment de récupérer les éléments de preuve. Notamment, lorsqu’une prestation de numérisation est externalisée. Mais également de renforcer la sécurité sur la fidélité de la copie, notamment s’il s’agit, par la suite, de détruire un original sensible, par exemple un contrat signé.

• Plus d’informations sur le site de la FNTC (www.fntc-numerique.com), la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique